Wwft-audit voor het notariaat

Wwft-audit voor het notariaat

Laat uw Wwft-naleving controleren, van beleid tot dossier

Op verzoek vanuit de praktijk biedt FBN Juristen vanaf september 2024 Wwft-audits aan. Een Wwft-expert van FBN Juristen beoordeelt in één dag de Wwft-naleving op kantoorniveau (risicomanagement en beleid) én dossierniveau (uitvoeren van het beleid). Deze nieuwe dienst is gericht op de kleinere en de middelgrote notariskantoren.

Waarom?

“De auditfunctie controleert de naleving door een instelling van de bij of krachtens deze wet gestelde regels en de uitoefening van de compliancefunctie.” (art. 2d lid 4 Wwft)

Voor sommige notariskantoren is een Wwft-audit wettelijk verplicht. Minimaal jaarlijks en zo vaak als nodig, aldus het BFT. Voor de overige kantoren is het zeer aan te raden; als u niet controleert, weet u ook niet of uw Wwft-beleid effectief is en kunt u ook niet bijsturen.

Volgens de Jaarplannen 2023 en 2024 van het BFT bevraagt het BFT notariskantoren over de invulling van hun auditfunctie.

Wat?

De controle richt zich op (de volledigheid van) het beleid en op onderdelen de individuele uitvoering van dat beleid. Dat laatste aan de hand van een aantal dossiers (steekproefsgewijs) en gesprekken met medewerkers.

De auditor beoordeelt samen met u de invulling en uitvoering van onder meer de volgende Wwft-verplichtingen:

• Risicomanagement
  • Risicobeleid
    • Risicoanalyse kantoorniveau (art. 2b)
    • Risicoanalyse dossierniveau (art. 3 lid 8 en 9)
    • Wwft-beleid (art. 2c + 2a)
  • Invulling complianceverplichtingen (art. 2d)
• Informatieplicht (art. 34a lid 2)
• Cliëntenonderzoek op dossierniveau (art. 3-11)
• Meldplicht (art. 16)
• Geheimhouding (art. 10c lid 4, 18a, 23 en 26)
• Opleidingsplicht (art. 35)
• Doorlichtingsplicht (screening personeel) (art. 35)
• Bewaarplicht (art. 33 en 34)
• Verplichting om gegevens actueel te houden (art. 3 lid 11)

Auditrapport

De bevindingen worden vastgelegd in een puntsgewijs auditrapport. Indien uit de rapportage actiepunten blijken, kan uw kantoor de noodzakelijke wijzigingen doorvoeren in de gedragslijnen, procedures en maatregelen.

Reikwijdte audit

De bevindingen tijdens de Wwft-audit zijn een momentopname en gebaseerd op de antwoorden die namens het kantoor of door medewerkers van het kantoor worden gegeven. Kantoordocumenten en/of softwaresystemen worden niet integraal nagekeken en op dossierniveau wordt steekproefsgewijs en op onderdelen – dus niet uitputtend – gecontroleerd.
De Wwft-audit is geen opleiding en geeft daarom geen recht op PE-punten.

Interesse?

Laat via onderstaand formulier uw gegevens achter, zodat wij u op de hoogte kunnen stellen van ontwikkelingen over deze dienst.